Assistant de direction H/F

Dans un contexte international, l’Entreprise Phodé, spécialisée dans le secteur des arômes recrute sa/son futur(e ) Assistant(e ) de Direction.

POSTE ET MISSION

Rattaché(e) au Directeur Général vous occupez un poste central avec des missions variées. Vous gérez l’assistanat pour le Directeur général (70% du temps) et du Président (30% du temps).

A ce titre vous :

– Gérez l’agenda du Directeur Général : planifiez, anticipez, adaptez et priorisez au quotidien ses rendez-vous, présentations et réunions, afin d’optimiser la gestion de son temps et sélectionner les actions prioritaires ;

-Assurez une fonction d’intermédiaire entre le Directeur Général et les différents partenaires de l’entreprise, renseignez les interlocuteurs sur l’état d’avancement des dossiers, répondez à leurs questions et résolvez les problèmes éventuels ;

-Organisez les réunions (comités de direction, comités exécutifs, conseils d’administration, différents séminaires et réunions d’équipe…) : assurez l’organisation logistique (invitations, gestion des salles sur site et hors site, matériel, visioconférence, ….), préparez les supports ; recueillez les données auprès des services, les synthétisez et les mettez en forme puis rédigez un compte rendu pour diffusion ;

-Organisez et coordonnez la rédaction et la transmission des informations : rédigez des notes et documents à partir de consignes orales ou manuscrites, lors des comités et conseils, traduisez des documents en anglais et français ;

– Organisez des voyages/déplacements en France et à l’étranger et saisissez les notes de frais ; organisez les réceptions ;

– Traitez et organisez la messagerie ;

– Assurez l’accueil téléphonique dédié au Directeur Général, filtrez les appels et prenez les messages ;

– Effectuez le classement et l’archivage des dossiers.

– Etes en charge du suivi des différents dossiers de mécénat et sponsoring en cours

De façon régulière ces missions peuvent être amenées à être réalisées pour le Président du Groupe (notamment assistanat Assemblées Générales, Conseils de surveillance et assistanat).

Vous êtes en étroite relation avec les collaborateurs de l’entreprise, en particulier le comité de direction ; Vous pouvez être amené(e) à effectuer des déplacements ponctuels pour suivre les réunions dédiées.

Vous êtes une personne de confiance pour l’entreprise et ses dirigeants.

Vous êtes disponible rapidement.

 

Les savoirs et savoirs faire :

  • Connaissances et compétences techniques domaine de l’assistanat de Direction
  • Anglais indispensable écrit et oral pour notre contexte international
  • Connaissance des logiciels informatiques, à minima suite Pack Office : Powerpoint, Excel et Word impérative.
  • Vous maîtrisez la gestion des réunions en visioconférence et les outils digitaux (Docusign…) utiles au poste.
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse pour les comptes-rendus

Les savoirs être :

· Vous avez le sens de la confidentialité

· Vous êtes dynamique, vous avez un relationnel développé (goût pour la communication avec des équipes pluri disciplinaires)

· Vous avez une capacité de discernement/ de priorisation des demandes urgentes, une capacité d’adaptation

· Vous avez le sens de l’organisation et d’adaptation aux situations et aux interlocuteurs

· Vous êtes rigoureux(se)

· Vous êtes enthousiaste, curieux(se)

 

Formation :

De formation supérieure en Assistanat (Manager -Direction ou de Gestion, ou Langue Etrangère) de type BAC+2/3 minimum, vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie d’au moins 10 années à un poste similaire, impérativement acquise dans un environnement international.

 

Expérience désirée

· Vous avez déjà une expérience de 8 à 10 années minimum dans un poste équivalent.

Lieu de travail : Terssac (Albi) 81, déplacements possibles axe Toulouse-Albi

Qualification : Agent de maitrise

Salaire : Fourchette 2500€ à 2800€ selon expérience, base 151.67h/ mois

Entrée: Début-mi septembre 2022

Candidature : Envoyer Lettre de motivation + CV à l’adresse  recrutement@phode.fr

Avantages :

  • Horaires flexibles
  • Réfectoire
  • RTT
  • Titre-restaurant

Horaires :

  • Du Lundi au Vendredi
  • Horaires aménageables
  • Repos le week-end
  • Travail en journée

Langue:

  • Anglais (Exigé)